Zeitmanagement

… Momentan in den Semesterferien wahrscheinlich ein eher weniger aktuelles Thema, doch das neue Semester kommt bestimmt und dann spielt Zeitmanagement wieder eine wichtige Rolle. Schnell kann der Überblick über die anstehenden Aufgaben verloren oder Ziele und Prioritäten nicht optimal gewählt werden.

Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern viel Zeit, die wir nicht nutzen.

Sokrates

Doch gerade jetzt in der vorlesungsfreien Zeit, kann es Sinn machen, sich über das eigene Zeitmanagement Gedanken zu machen. Denn um vielleicht später mehr Zeit zur Verfügung zu haben oder, diese in Sokrates Sinne, sinnvoller zu nutzen, muss zuerst einmal Zeit investiert werden. In diesem Beitrag lernt ihr sinnvolle Methoden und Tools für das eigene Zeitmanagement kennen. Die Zeit zur Auswahl und Recherche habt ihr euch also so schon einmal gespart. 😉

1. Die Eisenhower Matrix

Diese Methode ist nicht empirisch erforscht, eignet sich aber gut für das Selbstmanagement. Sie bietet einen Überblick über anstehende Aufgaben und hilft diese nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Übrigens: Der Name Eisenhower Matrix geht auf den berühmten amerikanischen General Dwight D. Eisenhower zurück, der in einer Rede sagte:

„Ich habe zwei Arten von Problemen, das Dringende und das Wichtige. Das Dringende ist nicht wichtig, und das Wichtige ist niemals dringend.“

Dwight D. Eisenhower

Und so funktioniert’s:

A-Aufgaben: Das sind die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben, sie solltest Du zuerst erledigen.

B-Aufgaben: Diese Aufgaben sind dringend, aber nicht so wichtig, um Dein aktuelles Ziel zu erreichen.

C-Aufgaben: Das sind Aufgaben, die wichtig sind, aber für die Du noch etwas Zeit hast.

D-Aufgaben: Das sind Aufgaben, die nicht so wichtig und dringend sind. Du kannst sie irgendwann erledigen.

Hier findest du eine Vorlage:

2. Die Alpen – Methode

Diese Technik geht auf Lothar J. Seiwer, ein promovierter Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagementexperte, zurück.

Im 1. Schritt werden die anstehenden Aufgaben festgelegt. Dazu kann man zum Beispiel die App Microsoft To Do (wird unter 3. vorgestellt) nutzen. Wer Stift und Papier bevorzugt, kann die Eisenhower Matrix verwenden. Diese Planung kann wöchentlich oder täglich vorgenommen werden. Außerdem wird für jede Aufgabe die Zeit, die dafür aufgewendet werden soll, eingeschätzt. Wichtig: Eine realistische und nicht zu knappe Planung!

Wer mag, kann direkt feste Zeitfenster und Uhrzeiten bestimmen. Da immer wieder „was dazwischen kommen kann“, sind Pufferzeiten das A und O einer guter Planung. Es wird empfohlen bis zu 40 % Pufferzeit einzuplanen. Davon sollte die Hälfte für unerwartetete Aufgaben oder spontane Termine vorgesehen werden. Auch Pausen gehören zu einem guten Zeitmanagement dazu.

Wer die Eisenhower Matrix verwendet, hat den nächsten Schritt der Alpen Methode bereits erledigt, denn hier geht es um das Setzen von Prioritäten. Schwierig, aber manchmal notwendig: Aufgaben streichen oder auch mal delegieren, falls möglich.

Letzter Schritt: Die Nachkontrolle – Was wurde geschafft, was sollte noch erledigt werden? Auch die Planung selbst kann überprüft werden: Was war gut geplant und was sollte für das nächste Mal noch optimiert werden?

3. Für Digitale User: Microsoft To Do

Microsoft To Do ist als Desktopversion und als kostenlose App verfügbar. Aufgaben lassen sich einfach als To-Do-Listen erstellen und verwalten. Termine und Erinnerungen können leicht eingetragen werden. Außerdem können Listen auch mit anderen Nutzern geteilt werden, sodass ein gemeinsames Arbeiten an Projekten möglich ist. Nachfolgend findet ihr ein kleines Tutorial zu diesem Tool. Wer Microsoft To Do bereits kennt, kann auch die ähnlichen Apps Trello oder TickTick testen.

4. Die Pomodoro Technik

Der Name dieser Technik stammt von der Küchenuhr in Form einer Tomate (pomodoro = Tomate auf italienisch), die der Erfinder Francesco Cirillo nutzte. Bei der Pomodoro Technik werden Aufgaben in Zeitfenster von 25 min eingeteilt. Um das einzuhalten, wird ein Wecker oder einfach der Smartphone Timer gestellt und nach jeder Arbeitseinheit eine Pause von 5 min eingehalten. Ein Vorteil dieser Methode sind die kurzen Pausen, in denen sich, wenn möglich, kurz bewegt werden sollte. Ein produktiveres und konzentriertes Arbeiten soll so erreicht werden. Nach ca. vier Einheiten wird eine längere Pause empfohlen. Für die Arbeit am Desktop bietet sich zum Beispiel die Google Chrome Erweiterung Strict Workflow an.

Habt ihr diese Technik schon einmal ausprobiert? Berichtet gerne in den Kommentaren von euren Erfahrungen!

5. Für Minimalisten

Das Erstellen von Not-To-Do-Listen: Einfach mal notieren, mit was am heutigen Tag keine Zeit verschwendet werden soll! 🙂

Quellen:

Seite „Eisenhower-Prinzip“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. URL: https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Eisenhower-Prinzip&oldid=194603213 (Abgerufen am: 27.08.2020)

Alex Bellon: Zeitmanagement: Die 10 besten Methoden im Überblick. URL: https://www.flowfinder.de/zeitmanagement-methoden/ (Abgerufen am: 27.08.2020)

Seite „Pomodoro-Technik“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. URL: https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Pomodoro-Technik&oldid=200010180 (Abgerufen am: 27.08.2020)

Seite „ALPEN-Methode“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. URL: https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=ALPEN-Methode&oldid=196905103 (Abgerufen am: 27.08.2020)

Microsoft: Microsoft To Do. URL: https://www.microsoft.com/de-DE/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app (Abgerufen am 27.08.2020)